महाराष्ट्रातील गृहनिर्माण संस्थेच्या सभेचे इतिवृत्त: उपविधी १३६ आणि उपविधी १०८ नुसार काय नोंदवणे बंधनकारक आहे

सचिवाच्या टेबलावर एक सदस्य येऊन गेल्या महिन्याच्या समिती सभेचे इतिवृत्त मागतो — ज्या सभेत नवीन दरपत्रके न मागवता हाऊसकीपिंगचे कंत्राट देण्याचा निर्णय झाला होता. सचिव इतिवृत्त पुस्तक काढतो. त्यात जे लिहिले आहे ते उपविधींनी सांगितलेल्या पद्धतीशी जुळत नसेल, तर हा प्रश्न एका सदस्याच्या तक्रारीपुरता मर्यादित राहत नाही — उशिरा नोंदलेले, स्वाक्षरी नसलेले किंवा निर्णयाबद्दल मौन बाळगणारे इतिवृत्त, समितीचा ठराव टिकतो की नंतर आव्हानास पात्र ठरतो, यातील फरक ठरवू शकते.

२०१४ च्या आदर्श उपविधी इतिवृत्ताला केवळ औपचारिकता नव्हे, तर वैधानिक अभिलेख मानतात, आणि समिती सभेचे इतिवृत्त व सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त यांच्यात स्पष्ट फरक करतात — या दोन्हींसाठी वेगवेगळे उपविधी व वेगवेगळ्या मुदती आहेत.

समिती सभा: उपविधी १३६

उपविधी १३६ ही जबाबदारी थेट एका व्यक्तीवर — संस्थेच्या सचिवावर — टाकते: सचिवाने समितीच्या प्रत्येक सभेस उपस्थित राहून तिचे इतिवृत्त नोंदवावे. याच उपविधीतून आणखी तीन आवश्यकता येतात:

• •इतिवृत्त समितीच्या पुढील सभेपुढे कायम करण्यासाठी ठेवण्यापूर्वी त्यावर सचिवाची व अध्यक्षाची सही घेतली पाहिजे.
• •सही झालेले इतिवृत्त त्यानंतरच समितीच्या पुढील सभेपुढे कायम करण्यासाठी ठेवले जाते — केवळ दाखल न करता, त्याच समितीसमोर मंजुरीसाठी पुन्हा मांडावे लागते.
• •सचिव गैरहजर असल्यास, संस्थेचे अध्यक्ष इतिवृत्त नोंदवण्यासाठी पर्यायी व्यवस्था करतील — सचिव सभेत नसला म्हणून ही जबाबदारी संपत नाही.

उपविधी १४१ प्रत्येक संस्थेने ठेवावयाच्या नोंदवह्यांमध्ये समिती सभांसाठी स्वतंत्र इतिवृत्त पुस्तक (क्रमांक ११) आणि सर्वसाधारण सभांसाठी स्वतंत्र इतिवृत्त पुस्तक (क्रमांक १२) यांची स्वतंत्रपणे यादी देतो. ही दोन्ही पुस्तके एकमेकांना पर्याय नाहीत — मात्र दोन्हींसाठी एकच वही ठेवणाऱ्या संस्थेसाठी उपविधींमध्ये स्वतंत्र दंडाची तरतूद नाही.

सर्वसाधारण सभा: उपविधी १०८

सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त उपविधी १०८ खाली अधिक हळू व अधिक पारदर्शी प्रक्रियेतून जाते:

1. 1समितीने सर्वसाधारण सभेच्या तारखेपासून तीन महिन्यांच्या आत इतिवृत्ताचा मसुदा पूर्ण करावा.
2. 2मसुदा पूर्ण झालेल्या समिती सभेच्या तारखेपासून १५ दिवसांच्या आत तो सर्व सदस्यांना पाठवावा.
3. 3सदस्य मसुदा मिळाल्यापासून १५ दिवसांच्या आत आपल्या प्रतिक्रिया सचिवाला कळवू शकतात.
4. 4समिती तिच्या पुढील सभेत या प्रतिक्रिया विचारात घेऊन अंतिम इतिवृत्त तयार करते, आणि सचिव किंवा त्यासाठी प्राधिकृत केलेली व्यक्ती ते इतिवृत्त पुस्तकात नोंदवते.

ही केवळ औपचारिक प्रक्रिया नाही, तर प्रतिक्रिया-आणि-अंतिमीकरणाची प्रक्रिया आहे: सदस्यांनी मसुदा वाचून नोंदीबाबत आक्षेप घ्यावा अशी अपेक्षा उपविधीत आहे, आणि त्यासाठी दोन स्वतंत्र १५ दिवसांच्या मुदती दिल्या आहेत.

संस्थेच्या पहिल्याच सर्वसाधारण सभेसाठी उपविधी ८९ ही जबाबदारी अध्यक्षस्थान भूषवणाऱ्या व्यक्तीवर टाकतो: तीच व्यक्ती सभेचे इतिवृत्त नोंदवते, त्यावर स्वाक्षरी करते, आणि हंगामी समितीच्या पहिल्या सभेत निवडलेल्या — किंवा नोंदणी प्राधिकाऱ्याने नामनिर्देशित केलेल्या — सचिवाकडे सुपूर्द करते.

जे नाकारले जाते तेही नोंदवावेच लागते

काही उपविधी विशिष्ट तथ्य इतिवृत्तात नोंदवणे बंधनकारक करतात, ते चर्चेतून गृहीत धरून चालत नाही:

• •सचिवाकडे आलेला कोणताही अर्ज — सदस्यत्व, समभाग हस्तांतरण, फेरबदल, पार्किंग, तक्रार अर्ज इ. — समितीने किंवा सर्वसाधारण सभेने नाकारला तर त्याची कारणे सभेच्या इतिवृत्तात नोंदवणे बंधनकारक आहे (उपविधी ६३(फ)).
• •सहयोगी किंवा नाममात्र सदस्याचा राजीनामा नाकारला गेल्यास, समितीने त्याची कारणे सभेच्या इतिवृत्तात नोंदवावीत (उपविधी २८, २९, ३०).
• •समितीपुढे मांडलेले प्रत्येक नामनिर्देशन किंवा त्याचे रद्दीकरण त्या सभेच्या इतिवृत्तात नोंदवणे आवश्यक आहे (उपविधी ३३).
• •उपविधी ५५ ते ५८ अन्वये सदस्यत्व, सहयोगी किंवा नाममात्र सदस्यत्व संपुष्टात आल्यास, ते तथ्य इतिवृत्तात नोंदवावे लागते (उपविधी ५९), आणि संबंधित सदस्यास ७ दिवसांत लेखी कळवावे लागते.
• •समितीचा एखादा सदस्य उपविधी ११९(अ)(१) खाली अपात्र ठरल्यास, समितीने ते तथ्य इतिवृत्तात नोंदवून सदस्य व निबंधकाला कळवावे (उपविधी ११९(ब)).

नमुना सुसंगत आहे: जेथे जेथे उपविधी समितीला सदस्याच्या विरोधात निर्णय घेण्याचा अधिकार देतो, तेथे तेथे तो निर्णय आणि त्याचे कारण इतिवृत्तात नोंदवणेही बंधनकारक करतो — हा कागदी पुरावा सदस्याच्या कारण जाणून घेण्याच्या हक्काचे आणि नंतर निर्णयावर प्रश्न उठल्यास समितीचेही रक्षण करतो.

तुमच्या समितीने काय करावे

1. 1सचिवाला दोन्ही इतिवृत्त पुस्तकांचा राखणदार नेमा, आणि उपविधी १४१ (क्रमांक ११ व १२) प्रमाणे समिती व सर्वसाधारण सभेची इतिवृत्त पुस्तके स्वतंत्र ठेवा.
2. 2समिती सभेचा मसुदा इतिवृत्त पुढील सभेपूर्वी सदस्यांना द्या, जेणेकरून उपविधी १३६ ची कायम करण्याची प्रक्रिया खरोखर पुनरावलोकन ठरेल; समितीच्या पुढील सभेपुढे कायम करण्यासाठी ठेवण्यापूर्वी सचिव व अध्यक्षाची स्वाक्षरी घ्या.
3. 3दोन्ही १५ दिवसांच्या मुदती उपविधी १०८ खाली — मसुदा पाठवण्याची आणि सदस्यांच्या प्रतिक्रियांची — प्रत्येक सर्वसाधारण सभेसाठी स्वतंत्रपणे नोंदवा, आणि सभेच्या तारखेपासून तीन महिन्यांची मसुदा-पूर्णतेची मुदत डायरीत नोंदवा.
4. 4कोणताही प्रतिकूल निर्णय कारणाशिवाय इतिवृत्तात न सोडता नोंदवा — नाकारलेला अर्ज, नाकारलेला राजीनामा, अपात्रता, सदस्यत्व समाप्ती — उपविधी ६३(फ), २८, २९, ३०, ३३, ५९ आणि ११९(अ)(१)/(ब) हे स्पष्टपणे सांगतात.
5. 5सदस्याने विनंती केल्यास इतिवृत्त पुस्तक विनामूल्य पाहण्यास द्या, उपविधी २३(अ) प्रमाणे, आणि उपविधी १७१ खाली विहित शुल्क भरल्यावर प्रत पुरवा.

जिथे उपविधी मौन बाळगतात

इतिवृत्तात निर्णय आणि — प्रतिकूल असल्यास — त्याचे कारण याव्यतिरिक्त नेमके काय असावे, याचा साचा उपविधींनी दिलेला नाही — उपस्थित सदस्यांची यादी, चर्चेची शब्दशः नोंद, किंवा ठरावाचा ठराविक नमुना यांची सक्ती करणारा कोणताही उपविधी नाही. उशिरा किंवा स्वाक्षरीविना इतिवृत्तासाठी स्वतंत्र दंडाची तरतूदही उपविधींमध्ये नाही — याउलट, उपविधी १५३(ब) खाली लेखापरीक्षा दुरुस्ती अहवाल सादर न केल्यास अधिनियमाच्या कलम १४६ व १४७ खाली दंडाची तरतूद आहे. उपविधींपेक्षा अधिक शिस्त हवी असणारी समिती ती स्वतः स्वीकारू शकते — पण त्यासाठी कोणत्याही उपविधी क्रमांकाचा आधार घेता येणार नाही.