उपविधी १०८ — मसुदा ३ महिन्यांत, समितीच्या सभेनंतर १५ दिवसांत सदस्यांकडे, हरकतींसाठी १५ दिवस, मगच इतिवृत्त पुस्तकात; हा क्रम चुकला तर सभा नव्हे, इतिवृत्तच वादग्रस्त

वार्षिक सभा संपली. लेखे मंजूर, लेखापरीक्षक नेमला, अर्थसंकल्प संमत — आणि सचिव त्याच रात्री इतिवृत्त लिहून पुस्तकात चिकटवतात. या वाक्यातले पहिले तीन शब्द सोडले तर बाकी सगळे चुकीचे आहे — आणि ही चूक नेमकी तेव्हा उघड होते जेव्हा इतिवृत्ताची गरज असते: वादात, नोंदणी प्राधिकाऱ्यासमोर, किंवा पुढच्या वार्षिक सभेत जेव्हा एखादा सदस्य विचारतो की जे मी ऐकल्याचे मला आठवत नाही ते नोंदीत कसे.

उपविधी १०८ एकदा लिहिलेल्या इतिवृत्ताचे वर्णन करत नाही. तो दोनदा लिहिलेल्या इतिवृत्ताचे वर्णन करतो — सदस्य पाहतात तो मसुदा, आणि सदस्यांनी त्यावर जे म्हटले त्याला उत्तर देणारी अंतिम नोंद.

उपविधी १०८ चे वेळापत्रक

1. 1सभेपासून ३ महिन्यांच्या आत — समिती आपल्या सभेत इतिवृत्ताचा मसुदा पूर्ण करते.
2. 2त्या समिती सभेपासून १५ दिवसांच्या आत — मसुदा सर्व सदस्यांकडे पाठवला जातो.
3. 3मसुदा मिळाल्यापासून १५ दिवसांच्या आत — सदस्य आपल्या प्रतिक्रिया सचिवांना कळवू शकतात.
4. 4समितीच्या पुढील सभेत — प्रतिक्रिया विचारात घेऊन समिती अंतिम इतिवृत्त तयार करते आणि सचिव वा त्यासाठी प्राधिकृत व्यक्तीकरवी ते इतिवृत्त पुस्तकात नोंदवते.

चार पायऱ्या, चार तारखा, समितीच्या दोन सभा. मसुदा, त्याची रवानगी आणि प्रतिक्रियांची मुदत यांशिवाय सभेच्या रात्री केलेली इतिवृत्त पुस्तकातील नोंद ही उपविधी १०८ ला अपेक्षित नोंद नाही. ती एका व्यक्तीची हकीकत आहे.

मसुद्याची रवानगी ही उपविधी १६२ खालील सदस्यांना कळवणी आहे: हस्ते, टपालाने वा नोंदणीकृत टपालाने, किंवा ई-मेलने, शेवटच्या ज्ञात पत्त्यावर, सूचना फलकावर प्रतीसह. ई-मेलचा मार्ग हे स्वस्त करतो; सूचना फलकावरची प्रत ते रीतसर बजावले गेले असे ठरवते.

इतिवृत्तात काय असले पाहिजे

आव्हान टिकवणारे इतिवृत्त आव्हान देणाऱ्याच्या प्रश्नांची उत्तरे देते. प्रत्येक वार्षिक सभेसाठी, याच क्रमाने:

• •सभा. दिनांक, ठरलेली वेळ, सभा सुरू झाल्याची वेळ, ठिकाण — आणि संमिश्र सभेसाठी, ती नियम 106C-13(3) नुसार प्रत्यक्ष व व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंगने, कोणत्या व्यासपीठावर घेतली गेली.
• •नोटीस. नोटीस बजावल्याची तारीख, उपविधी १६२ खालील पद्धत, आणि ती सूचना फलकावर लावल्याची नोंद — म्हणजे उपविधी ९९ चे १४ पूर्ण दिवस नोंदीच्या दर्शनी भागावरच दिसतात.
• •सभाध्यक्ष. उपविधी १०३ नुसार संस्थेच्या अध्यक्षांनी अध्यक्षपद भूषवले, किंवा सदस्यांनी आपल्यातून कोणाला व किती मतांनी निवडले.
• •गणपूर्ती. प्रत्यक्ष उपस्थित सदस्य, व्हिडिओने उपस्थित सदस्य, एकूण, आणि उपविधी १०० ची संख्या — आणि गणपूर्ती न झाल्यास, उपविधी १०१ खालील तहकुबी व तहकूब सभेत गणपूर्ती होवो न होवो कामकाज पार पाडल्याची नोंद.
• •उपविधी ९५ च्या विषयपत्रिकेवरील प्रत्येक विषय, क्रमाने, संमत झालेल्या प्रत्येक ठरावाचा मजकूर, सूचक, अनुमोदक आणि मतदान — बाजूने, विरुद्ध, तटस्थ, सभागृह व स्क्रीन वेगवेगळे मोजून; वापरले असल्यास उपविधी १०६ खालील सभाध्यक्षांचे निर्णायक मत; आणि उपविधी १०७ किंवा विशेष तरतुदीनुसार आवश्यक बहुमत.
• •विरोध. आपला विरोध वा हरकत नोंदवण्याची मागणी करणाऱ्या सदस्याचा तो हक्क आहे. ती नोंदवायला काही खर्च नाही; नाकारणे ही आव्हानाची सुरुवात.
• •उपविधी ९५(के) खालील इतर विषय, सभाध्यक्षांच्या परवानगीच्या नोंदीसह — आणि त्याखाली नोटीस लागणारे काहीही नाही.
• •उपविधी १०२ खाली अपूर्ण कामकाज लांबणीवर टाकल्याची नोंद, ठरलेली तारीख व शिल्लक विषयांसह.
• •समाप्ती. सभा संपल्याची वेळ.

ठराव सारांशात नव्हे, अंमलबजावणीयोग्य शब्दांत लिहा. "ठराव: राज्य शासनमान्य नामिकेतील मे. ___ यांची सन २०२६-२७ साठी रु. ___ पारिश्रमिकावर वैधानिक लेखापरीक्षक म्हणून नियुक्ती करण्यात येत आहे" यावर कृती करता येते. "लेखापरीक्षक नियुक्तीवर चर्चा होऊन मंजुरी" यावर नाही.

व्हिडिओ परिशिष्ट

संमिश्र सभेच्या इतिवृत्ताला २०२६ पूर्वी नसलेले एक परिशिष्ट असते. नियम 106C-13(3) दूरस्थ सदस्याची उपस्थिती व मत यांना एका अटीवर उभे करतो — प्रणालीने सहभाग नोंदविला व ओळखला आणि कामकाज दिनांक व वेळेसह साठवले. म्हणून इतिवृत्तात नोंद असावी आणि वार्षिक सभेच्या फाइलमध्ये असावे:

• •निर्यात केलेली सहभाग नोंद — सदस्य, सदनिका क्रमांक, प्रवेशाची वेळ, निर्गमनाची वेळ — गणपूर्तीसाठी वापरलेली नोंद म्हणून सचिवांच्या सहीने;
• •प्रत्येक ठरावावर दूरस्थ सदस्यांचे नावानिशी मतदान;
• •मुद्रण कुठे साठवले आहे, त्याचा कालावधी, आणि ताबा कोणाकडे;
• •गणपूर्तीवर वा मतदानावर परिणाम करणारी जोडणी तुटल्याची घटना, आणि ती केव्हा घडली.

"सदस्य ऑनलाइनही उपस्थित होते" एवढेच नोंदवणाऱ्या इतिवृत्ताने नेमकी तीच एक गोष्ट नोंदवली आहे जी नियम एकटी स्वीकारत नाही.

प्रतिक्रिया हाताळणे

उपविधी १०८ खालील सदस्यांच्या प्रतिक्रिया ही कटकट नव्हे; त्याचसाठी मसुदा असतो. त्या आल्यावर:

1. 1प्रत्येक प्रतिक्रिया मिळाल्याच्या तारखेसह वार्षिक सभेच्या फाइलमध्ये नोंदवा.
2. 2समितीच्या पुढील सभेसमोर ठेवा.
3. 3प्रत्येकीवर समिती निर्णय घेते — स्वीकारून मसुदा सुधारणे, किंवा नाकारून कारण नोंदवणे. हा निर्णय समितीच्या स्वतःच्या इतिवृत्तात जातो.
4. 4अंतिम इतिवृत्तात स्वीकारलेल्या प्रतिक्रिया उतरतात. नाकारलेल्या पुन्हा लिहिण्याची गरज नाही, पण त्या विचारात घेतल्या हे समितीच्या इतिवृत्तात दिसले पाहिजे.

दुर्लक्षित प्रतिक्रिया — नोंदीत स्वीकारलेलीही नाही, नाकारलेलीही नाही — हा इतिवृत्त उपविधीनुसार तयार झाले नाही याचा आव्हान देणाऱ्याकडचा सर्वात भक्कम पुरावा.

पुस्तक, फाइल आणि पुढची वार्षिक सभा

उपविधी १४१ नुसार संस्थेने सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त पुस्तक समितीच्या इतिवृत्त पुस्तकापासून वेगळे ठेवले पाहिजे. ते बांधलेले वा पक्क्या पृष्ठक्रमांकांचे असावे, नोंदीवर सचिव व अध्यक्षांची सही व नोंदीची तारीख असावी. उपविधी १४२ नुसार सर्वसाधारण सभांच्या नोटिसा व विषयपत्रिकांची फाइल ठेवावी लागते; हजेरीपत्रक, व्हिडिओ परिशिष्ट, मसुदा, प्रतिक्रिया व त्यांवरील समितीचे निर्णय त्याच फाइलमध्ये ठेवा.

इतिवृत्तातून पुढचे दोन परिणाम निघतात:

• •उपविधी १०९. सर्वसाधारण सभेचा ठराव सहा महिने पूर्ण झाल्याशिवाय नंतरच्या ठरावाने रद्द करता येत नाही. इतिवृत्तावरची तारीख ती मुदत ठरवते.
• •उपविधी ९५(अ). पुढील वार्षिक सभेत इतिवृत्त वाचले जाते व त्यावरील कार्यवाहीची नोंद घेतली जाते. सदस्य वर्षभराने, जाहीरपणे, या नोंदीची तपासणी करणार आहेत. त्या वाचनासाठी लिहा.

या आठवड्यात समितीने काय करावे

1. 1सभेपूर्वी: वरील शीर्षकांवरून इतिवृत्ताचा साचा तयार करा, उपविधी ९५ ची विषयपत्रिका आधीच भरून — म्हणजे सचिव आठवणीतून नव्हे, रचनेनुसार नोंद करतील.
2. 2इतिवृत्त लिहिणारी व्यक्ती ठरवा — सचिव लेखे मांडणार असतील तर सचिवांपेक्षा वेगळी.
3. 3संमिश्र सभेसाठी, त्याच संध्याकाळी सहभाग नोंद निर्यात करून इतिवृत्त लिहिणाऱ्याकडे देणारी व्यक्ती ठरवा.
4. 4उपविधी १०८ च्या चार तारखा — मसुदा पूर्ण, रवानगी, प्रतिक्रिया बंद, अंतिम स्वीकृती — सभेच्या तारखेपासून पुढे मोजून आताच दिनदर्शिकेत नोंदवा.
5. 5उपविधी १६२ खालील रवानगीची पद्धत ठरवा: नोंदणीकृत पत्त्यावर ई-मेल आणि सूचना फलक — सर्वात सोपी आणि रीतसर बजावली गेली असेही ठरणारी.
6. 6उपविधी १४१ खालील सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त पुस्तक तपासा: पृष्ठक्रमांक, अद्ययावत, गेल्या वर्षीच्या इतिवृत्तावर सह्या.

तर — दोनदा का?

कारण पहिले लेखन समितीची आवृत्ती आहे आणि दुसरे संस्थेची. उपविधी १०८ मसुदा प्रत्येक सदस्यासमोर ठेवतो, तो कुठे चुकला हे सांगायला पंधरा दिवस देतो, आणि त्यानंतरच नोंद होऊ देतो. एकदा लिहिलेल्या इतिवृत्ताला फक्त लिहिणाऱ्याचा अधिकार असतो. दोनदा लिहिलेल्या इतिवृत्ताला मसुदा पाहिलेल्या, मत मांडलेल्या आणि उत्तर मिळालेल्या सर्वसाधारण सभेचा अधिकार असतो — आणि आव्हान देणाऱ्याला ज्याच्याशी वाद घालता येत नाही असा अधिकार तो एकच.

या परिपत्रकातील प्रत्येक उपविधी क्रमांक सहकारी गृहनिर्माण संस्थांचे आदर्श उपविधी, २०१४ (१७५ उपविधी) मधील आहे — उपविधी ९५, ९९, १००, १०१, १०२, १०३, १०६, १०७, १०८, १०९, १४१, १४२ व १६२ — महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम १९६० व त्याखालील नियमांसह, आणि संमिश्र सभेच्या तरतुदीसाठी महाराष्ट्र सहकारी संस्था (सुधारणा) नियम २०२६ मधील नियम 106C-13(3) सह वाचावेत. ज्या संस्थेचे नोंदणीकृत उपविधी वेगळे असतील तिने ते स्वतःच्या उपविधींशी ताडून पाहावेत.