उपविधी ९९ ची '१४ पूर्ण दिवसांची' नोटीस — बहुतेक समित्या इथेच चुकतात

बहुतेक समित्या नोटीस पाठविलेल्या दिवसापासून १४ दिवस मोजतात. उपविधी असे सांगत नाही — आणि हा फरकच सभा टिकणे व सभेला आव्हान मिळणे यातील फरक ठरतो.

नेमका नियम काय आहे

उपविधी ९९ नुसार वार्षिक सर्वसाधारण सभेसाठी १४ पूर्ण दिवसांची नोटीस आवश्यक आहे (विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी ५ पूर्ण दिवस). पूर्ण दिवस म्हणजे नोटीस बजावल्याचा दिवस आणि सभेचा दिवस — हे दोन्ही मोजणीतून वगळले जातात.

उपविधी ९४ नुसार वार्षिक सर्वसाधारण सभा दर वर्षी ३० सप्टेंबर रोजी किंवा तत्पूर्वी भरविली पाहिजे (अधिनियमाचे कलम ७५(१)), आणि त्यासाठी मुदतवाढ देण्याची तरतूद नाही. कसूर झाल्यास कलम ७५(५) खाली निरर्हता व कारवाई होऊ शकते.

दोन्ही एकत्र पाहा. ३० सप्टेंबरच्या सभेसाठी नोटीस १५ सप्टेंबरपर्यंत बजावली पाहिजे. १६ तारखेला बजावल्यास १४ नव्हे तर १३ पूर्ण दिवस होतात — आणि त्या सभेतील प्रत्येक ठराव तोच दोष सोबत घेऊन जातो.

३० सप्टेंबरपर्यंतचे वेळापत्रक

1. 1आत्ता — समिती तारीख, वेळ व जागा निश्चित करते. उपविधी ९८ नुसार समिती हे व कामकाज ठरवते; नोटीस सचिव काढतो, त्याने कसूर केल्यास अध्यक्षाने काढली पाहिजे.
2. 2नोटीसपूर्वी — लेखापरीक्षण पूर्ण करा. उपविधी १५१(ब) नुसार आर्थिक वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत आणि वार्षिक सर्वसाधारण सभेची नोटीस काढण्यापूर्वी लेखापरीक्षण करून घेणे ही समितीची जबाबदारी आहे.
3. 3१५ सप्टेंबरपर्यंत — नोटीस व विषयपत्रिका, लेखे व लेखापरीक्षण अहवालासह प्रत्येक सदस्याला बजावा.
4. 4३० सप्टेंबर — सभा घ्या.

नोटीसमध्ये काय असले पाहिजे

उपविधी ९५ मध्ये सभेचे कामकाज ठरवून दिले आहे; विषयपत्रिका त्याच क्रमाने असावी:

• •मागील वार्षिक व विशेष सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त आणि त्यावर केलेली कार्यवाही
• •समितीचा वार्षिक अहवाल, नियम ६२(१) खालील नमुना 'न' मधील जमाखर्च व ताळेबंद
• •मागील सहकारी वर्षाचा लेखापरीक्षण अहवाल
• •लेखापरीक्षण दोषदुरुस्ती अहवाल व त्यावरील कार्यवाही
• •पुढील आर्थिक वर्षाचा अर्थसंकल्प
• •राज्य शासनमान्य नामिकेतून लेखापरीक्षकाची नियुक्ती
• •कलम ७५(२) व ९५(१)(ब) खालील वार्षिक विवरण
• •अधिनियम, नियम व उपविधींनुसार सर्वसाधारण सभेच्या मान्यतेची आवश्यकता असलेले विषय
• •नोंदणी प्राधिकारी, लेखापरीक्षक, शासन, जिल्हाधिकारी वा सक्षम प्राधिकाऱ्याची महत्त्वाची पत्रे
• •समिती निवडणूक देय असल्यास तिची तारीख व कार्यपद्धती जाहीर करणे

इतर कोणताही विषय अध्यक्षांच्या परवानगीने, नियमित विषयपत्रिका संपल्यानंतरच घेता येतो — आणि ज्या विषयाला स्वतंत्र नोटीस आवश्यक आहे तो कधीच नाही.

नोटीस कशी बजावायची

उपविधी १६२ नुसार सदस्याच्या शेवटच्या ज्ञात पत्त्यावर — प्रत्यक्ष हस्ते, टपालाने वा नोंदणीकृत टपालाने (पोहोच पावतीसह किंवा त्याशिवाय), किंवा ई-मेलने. नोटीसची प्रत संस्थेच्या सूचना फलकावर लावली पाहिजे; तसे केल्यावर नोटीस रीतसर दिली गेली असे मानले जाते आणि 'मला मिळाली नाही' ही तक्रार नोटीसच्या वैधतेवर परिणाम करत नाही. उपविधी ९९ नुसार नोटीसची प्रत नोंदणी प्राधिकारी व गृहनिर्माण संघाकडे पाठवावी.

पुरावा जपून ठेवा: तारीख असलेली रवानगी यादी, टपाल/कुरिअर पावत्या, ई-मेलची नोंद आणि सूचना फलकाचा दिनांकित फोटो. सभेला आव्हान बहुधा 'नोटीस बजावली का' या प्रश्नानेच सुरू होते.

यंदा नवीन: सभा संमिश्र (hybrid) घेता येईल

महाराष्ट्र सहकारी संस्था (सुधारणा) नियम २०२६ मधील नियम 106C-13(3) नुसार वार्षिक सर्वसाधारण सभा प्रत्यक्ष व व्हिडिओ कॉन्फरन्सिंगद्वारे एकत्रितपणे घेता येते. व्हिडिओद्वारे सहभागी सदस्य गणपूर्तीसाठी धरले जातात व मतदान करू शकतात — मात्र प्रणालीने त्यांचा सहभाग नोंदविला व ओळखला पाहिजे आणि कामकाज दिनांक व वेळेसह साठवले पाहिजे.

हीच अट संपूर्ण नियमाचा गाभा आहे. प्रत्यक्षात याचा अर्थ:

• •सभेचे ध्वनिचित्रमुद्रण करणारे व्यासपीठ निवडा आणि सभा सुरू होण्यापूर्वीच मुद्रण चालू करा
• •प्रत्येक दूरस्थ सदस्याची ओळख आणि प्रवेश-निर्गमनाची वेळ नोंदवा
• •दूरस्थ सदस्यांची हजेरी कामकाजात नोंदवा, आणि प्रत्येक मतदानापूर्वी पुन्हा घ्या
• •मुद्रण व सहभाग नोंद इतिवृत्तासोबत संस्थेच्या अभिलेखात जतन करा
• •नोटीसमध्येच सभा संमिश्र असल्याचे व सहभागाची लिंक कशी मिळेल हे स्पष्ट लिहा

यातले काहीही सभेच्या वेळी उभे करता येत नाही. ते आधीच सिद्ध असते, नाहीतर उपलब्धच नसते.

गणपूर्ती — आणि ती न झाल्यास काय

उपविधी १०० नुसार प्रत्येक सर्वसाधारण सभेची गणपूर्ती एकूण सदस्यसंख्येच्या दोन तृतीयांश किंवा २० — यापैकी जी कमी असेल ती.

उपविधी १०१ पुढचे सांगते. ठरलेल्या वेळेपासून अर्ध्या तासात गणपूर्ती न झाल्यास, सदस्यांच्या मागणीवरून बोलावलेली सभा विसर्जित होते. इतर कोणत्याही बाबतीत सभा तहकूब होते — नोटीसमध्ये उल्लेख असल्यास त्याच दिवशी त्याच ठिकाणी पुढील वेळेपर्यंत, अन्यथा ७ दिवसांपेक्षा लवकर नाही व ३० दिवसांपेक्षा उशिरा नाही अशा तारखेपर्यंत.

आणि पुढचे वाक्य बहुतेक समित्या वाचतच नाहीत: तहकुबीनंतरच्या सभेत मूळ विषयपत्रिकेवरील कामकाज गणपूर्ती होवो न होवो पार पाडले जाते. गणपूर्ती न होणे सभा लांबवते; ती संपवत नाही.

व्यावहारिक धडा 'नोटीशीत जसे उल्लेखिलेले असेल' या शब्दांत आहे. नोटीसमध्येच पर्यायी वेळ लिहिणारी समिती त्याच संध्याकाळी सभा घेऊ शकते. न लिहिणाऱ्या समितीला नव्याने कळवावे लागते व किमान सात दिवस थांबावे लागते — आणि त्यात सभा ३० सप्टेंबरनंतर गेली, तर संस्था उपविधी ९४ खाली कसूरदार ठरते.

इतिवृत्त

उपविधी ९५(अ) नुसार इतिवृत्त पुढील वार्षिक सभेत वाचले जाते — म्हणजे वर्षभराने सर्वसाधारण सभा स्वतःच त्याची तपासणी करते. संमिश्र सभेच्या इतिवृत्तात नेहमीच्या कामकाजाबरोबर हेही नोंदले पाहिजे: व्हिडिओद्वारे कोण उपस्थित होते, त्यांचा सहभाग ओळखला गेला, आणि त्या सहभागाचा दिनांक व वेळ — नियम 106C-13(3) प्रणालीकडून हीच माहिती साठवण्याची अपेक्षा करतो.

३० सप्टेंबर उलटल्यास

मुदतवाढ नाही. उपविधी ९४(ब) स्पष्ट आहे — सभा बोलावण्यात कसूर झाल्यास कलम ७५(५) खाली निरर्हता व कारवाई. एकच भरवशाचा उपाय म्हणजे तशी वेळच येऊ न देणे. म्हणूनच जपण्याची तारीख १५ सप्टेंबर आहे, ३० सप्टेंबर नव्हे.

या आठवड्यात समितीने काय करावे

1. 1सभेची तारीख आताच निश्चित करा आणि नोटीस, विषयपत्रिका, लेखे व लेखापरीक्षण अहवालासाठी १५ सप्टेंबरपर्यंत मागे मोजा.
2. 2नोटीस काढण्यापूर्वी लेखापरीक्षण पूर्ण होईल असे लेखापरीक्षकाकडून लेखी घ्या.
3. 3सभा संमिश्र घ्यायची का ते ठरवा; घ्यायची असल्यास मुद्रण व सहभाग नोंदीची व्यवस्था आताच करा.
4. 4विषयपत्रिका गेल्या वर्षीची नक्कल न करता उपविधी ९५ वरून तयार करा.
5. 5तहकूब सभेची पर्यायी वेळ नोटीसमध्येच लिहा — म्हणजे गणपूर्ती न झाल्यास एक तास जातो, पंधरवडा नाही.
6. 6नोटीस निघण्यापूर्वी रवानगीची नोंदवही तयार ठेवा — टपाल, ई-मेल व सूचना फलक — नंतर नाही.

तर, नेमकी चूक कोणती

हीच. समिती नोटीस पाठविलेल्या दिवसापासून चौदा दिवस मोजते, १६ सप्टेंबरला पोहोचते आणि नोटीस बजावते. पाठविल्यापासूनचे चौदा दिवस म्हणजे चौदा पूर्ण दिवस नव्हेत; नोटीस एका दिवसाने कमी पडते. त्या क्षणी काहीच घडत नाही. सभा होते, लेखे मंजूर होतात, लेखापरीक्षक नेमला जातो, इतिवृत्त लिहिले जाते आणि वर्ष पुढे सरकते.

ते नंतर उघड होते, आणि एकाच व्यक्तीकडून: ज्या सदस्याच्या मनासारखे झाले नाही तो एक साधा प्रश्न विचारतो — नोटीस कधी बजावली? — आणि उत्तर संस्थेच्याच रवानगी नोंदवहीत असते. त्या एका दिवसामुळे त्या सभेतील सर्व कामकाज वादग्रस्त होते, आणि उपविधी ९४ त्या वर्षात पुन्हा सभा घेण्याची वाट ठेवत नाही.

बचाव युक्तिवादाने होत नाही; तो फाइलने होतो — दिनांकित रवानगी यादी, टपाल व कुरिअर पावत्या, ई-मेलची नोंद आणि सूचना फलकाचा फोटो. विचारल्या दिवशी हे दाखवू शकणाऱ्या समितीला या प्रश्नाची भीती नाही. न दाखवू शकणारी समिती अशा तारखेवर वाद घालत बसते जी ती आता सिद्धच करू शकत नाही.

म्हणूनच या आठवड्यात समितीसमोर ठेवण्याची तारीख १५ सप्टेंबर आहे, ३० नव्हे.

या परिपत्रकातील प्रत्येक उपविधी क्रमांक सहकारी गृहनिर्माण संस्थांचे आदर्श उपविधी, २०१४ (१७५ उपविधी) मधील आहे — उपविधी ९४, ९५, ९८, ९९, १००, १०१, १५१ व १६२ — महाराष्ट्र सहकारी संस्था अधिनियम १९६० व त्याखालील नियमांसह, आणि संमिश्र सभेच्या तरतुदीसाठी महाराष्ट्र सहकारी संस्था (सुधारणा) नियम २०२६ सह वाचावेत. ज्या संस्थेचे नोंदणीकृत उपविधी वेगळे असतील तिने ते स्वतःच्या उपविधींशी ताडून पाहावेत.