उपविधी १४१ अन्वये सहकारी गृहनिर्माण संस्थेने ठेवावयाच्या नोंदवह्या

लेखापरीक्षकाने मागितलेली नोंदवही अस्तित्वातच नाही

संस्थेचा सचिव सांविधिक लेखापरीक्षणाच्या मध्यावर असताना लेखापरीक्षक गुंतवणूक नोंदवही आणि नामनिर्देशन नोंदवही मागतो. इतिवृत्त पुस्तक, रोकड वही आणि बँक पासबुकांचा गठ्ठा आहे — पण स्वतंत्र गुंतवणूक नोंदवही नाही, नामनिर्देशन नोंदवही नाही, आणि पुनर्विकासानंतर तीन वर्षांपासून मालमत्ता नोंदवही अद्ययावत केलेली नाही. लेखापरीक्षा अहवालात आता "संस्थेचे अभिलेख व लेखापुस्तके न ठेवणे अथवा अर्धवट अवस्थेत ठेवणे" अशी नोंद होईल — आणि दुर्लक्षित राहिल्यास हीच बाब, उपविधी १७२ व १७३ अन्वये आधी समितीकडे तक्रार केल्यानंतर, सदस्याला उपविधी १७४(अ) अन्वये निबंधकाकडे दाद मागण्याचे कारण ठरते.

ही केवळ कागदोपत्री औपचारिकता नाही. उपविधी १४१ मध्ये सहकारी गृहनिर्माण संस्थेने ठेवावयाच्या सोळा लेखापुस्तके, अभिलेख व नोंदवह्या नामनिर्देशित केल्या आहेत, आणि उपविधी १४२ मध्ये आणखी एकतीस प्रकारचा पत्रव्यवहार व कागदपत्रे स्वतंत्रपणे फाईल करण्याची तरतूद आहे. नवीन समितीने पहिल्याच दिवशी पडताळावी अशी ही यादी आहे — आणि निवृत्त होणाऱ्या समितीने "फाईल्स देऊन टाकू" असे ढोबळ आश्वासन न देता, एकेक बाब मोजून हस्तांतरित करावी अशी यादी आहे.

उपविधी १४१ नेमके काय सांगते

उपविधी १४१ अन्वये संस्थेने पुढील बाबी ठेवणे बंधनकारक आहे:

1. 1महाराष्ट्र सहकारी संस्था नियम, नियम ३२ अन्वये "आय" नमुन्यातील सदस्य नोंदवही
2. 2नियम ३३ अन्वये "जे" नमुन्यातील सदस्यांची यादी
3. 3रोकड वही
4. 4सर्वसाधारण खतावणी
5. 5वैयक्तिक खतावणी
6. 6मालमत्ता नोंदपुस्तक व कर्जनिवारण निधी नोंदपुस्तक
7. 7महाराष्ट्र सहकारी संस्था नियमांतर्गत "ओ" नमुन्यातील लेखापरीक्षा दुरुस्ती नोंदवही
8. 8गुंतवणूक नोंदवही
9. 9नामनिर्देशन नोंदवही
10. 10संस्था/सदस्य कर्ज नोंदवही किंवा गहाण नोंदवही
11. 11समितीच्या सभांचे इतिवृत्त पुस्तक
12. 12सर्वसाधारण सभेचे इतिवृत्त पुस्तक
13. 13फर्निचर, पक्के खिळवलेले सामान व कार्यालयीन सामग्री यांची नोंदवही
14. 14संरचनात्मक व अग्निसुरक्षा लेखापरीक्षा नोंदवही (इंग्रजी पाठात लिफ्ट तपासणी नोंदही समाविष्ट आहे)
15. 15नाममात्र सदस्यांची (भाडेकरू-भोगवटादार) नोंदवही
16. 16क्रियाशील सदस्यांची नोंदवही

यांपैकी अनेक बाबी विशिष्ट सांविधिक नमुन्यांशी निगडित आहेत — सदस्य नोंदवही व सदस्यांची यादी ही केवळ अंतर्गत सोय नसून विशिष्ट नियमांखाली विहित केलेली आहे, आणि लेखापरीक्षक ती वर्णनाने नव्हे तर 'आय', 'जे', 'ओ' या नमुन्यांच्या नावानेच मागेल.

उपविधी १४२ काय जोडते

उपविधी १४२ या नोंदवह्यांवर आणखी एकतीस स्वतंत्र विषय-फाईल्सची भर घालते — सदस्यत्व अर्ज, राजीनामापत्रे, हस्तांतरण अर्ज, हकालपट्टीची प्रकरणे, नामनिर्देशन व रद्दीकरण पत्रे, प्रत्येक सदस्याशी स्वतंत्र पत्रव्यवहार, निबंधकाशी पत्रव्यवहार, मालमत्ता कर पत्रव्यवहार, सर्व करार, मंजूर बांधकाम योजना, वाहनतळ वाटप अर्ज, रोकड वहीच्या क्रमाने लावलेली व्हाउचर्स, बँक चलने, धनादेश स्थळप्रती, भागपत्र स्थळप्रती, नोंदणी प्रमाणपत्र, पावती व बिल स्थळप्रती, कर्ज व गहाण पत्रव्यवहार, सभा नोटिसा व कार्यक्रमपत्रिका, नियतकालिक हिशोबपत्रके, समितीचे वार्षिक अहवाल, आणि सांविधिक व अंतर्गत लेखापरीक्षा अहवाल त्यांच्या दुरुस्ती अहवालांसह. उपविधीच्या शेवटी स्पष्ट टीप आहे की ही यादी संपूर्ण नाही — वर नमूद नसलेल्या कोणत्याही विषयासाठीही संस्थेने स्वतंत्र फाईल ठेवावी.

जबाबदारी कोणाची

उपविधी १४३ अन्वये, समितीने अन्यथा ठरवले नसल्यास, उपविधी १४१ व १४२ मधील सर्व बाबी अद्ययावत ठेवण्याची जबाबदारी सचिवाची असते. पदभार हस्तांतरणाच्या वेळी हे एकच वाक्य निर्णायक ठरते — नवीन सचिवाला नोंदवह्या अपूर्ण आढळल्यास जबाबदारी कोणाची, हे उपविधीनेच आधी ठरवलेले आहे.

हिशेबांचे वेळापत्रक

हिशेब ठेवणे घड्याळाच्या काट्यावर चालते. उपविधी १४६(अ) अन्वये सहकारी वर्ष संपल्यानंतर ४५ दिवसांत सचिवाने (किंवा समितीने प्राधिकृत केलेल्या व्यक्तीने) महाराष्ट्र सहकारी संस्था नियम, नियम ६२(१) मध्ये विहित नमुन्यात प्राप्ती-प्रदान विवरणपत्र, उत्पन्न-खर्च विवरणपत्र व ताळेबंद तयार करून, क्रियाशील व अक्रियाशील सदस्यांची यादी व त्यांच्या भागभांडवल जमांसह सादर करणे आवश्यक आहे. उपविधी १४६(ब) अन्वये वार्षिक विवरण दरवर्षी ३० सप्टेंबरपूर्वी निबंधकाकडे दाखल करावे लागते — त्यात वार्षिक अहवाल, लेखापरीक्षित हिशेब, नफा-वाटणी योजना, उपविधी दुरुस्त्यांची यादी, सर्वसाधारण सभा व निवडणुकीच्या तारखा, क्रियाशील/अक्रियाशील सदस्यांची यादी आणि — वार्षिक सर्वसाधारण सभेपासून एका महिन्याच्या आत स्वतंत्रपणे — नियुक्त लेखापरीक्षकाचे नाव व त्याची लेखी संमती यांचा समावेश असतो.

उपविधी १५१ लेखापरीक्षणाची चौकट ठरवते: सांविधिक लेखापरीक्षकाची नियुक्ती सर्वसाधारण सभेत, राज्य शासनाच्या मान्यताप्राप्त नामिकेतून केली जाते; तोच लेखापरीक्षक सलग दोन वर्षांहून अधिक काळ नेमता येत नाही; आणि वित्तीय वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत, तसेच कोणत्याही परिस्थितीत वार्षिक सर्वसाधारण सभेची नोटीस निघण्यापूर्वी, हिशेबांचे लेखापरीक्षण करवून घेण्याची जबाबदारी समितीची असते. उपविधी १५२ अन्वये सांविधिक व अंतर्गत लेखापरीक्षकांना मागतील ती सर्व पुस्तके, नोंदवह्या व अभिलेख सचिवाने सादर करणे बंधनकारक आहे. उपविधी १५३ हे वर्तुळ पूर्ण करते: लेखापरीक्षा अहवाल मिळाल्यावर सचिव नियम ७३ अन्वये "ओ" नमुन्यात लेखापरीक्षा दुरुस्ती अहवाल तयार करतो, समिती तो मंजूर करते, आणि प्रत्यक्ष दुरुस्ती लेखापरीक्षा अहवालाच्या तारखेपासून तीन महिन्यांत पूर्ण करून तो अहवाल निबंधक व वार्षिक सर्वसाधारण सभा या दोघांकडे सादर करावा लागतो.

हा क्रम — नोंदवह्या ठेवा, हिशेब अंतिम करा, लेखापरीक्षण करा, दुरुस्ती करा — पाळल्यास वेळापत्रक व्यवस्थापित राहते. क्रम चुकल्यास संस्था मागील वर्षाचे हिशेब अंतिम करत असतानाच चालू वर्षाची नामनिर्देशन नोंदवहीच गहाळ असल्याचे लक्षात येऊ शकते.

समितीने काय करावे

1. 1सध्याच्या नोंदवह्या उपविधी १४१ मधील सोळा बाबींशी ताडून पाहा आणि कोणत्या गहाळ किंवा कालबाह्य आहेत याची लेखी नोंद करा.
2. 2उपविधी १४२ मधील एकतीस विषय-फाईल्स अस्तित्वात असल्याची खात्री करा — यादीत नसलेल्या विषयासाठीही फाईल उघडा, कारण उपविधीच तसे सांगते.
3. 3उपविधी १४३ अन्वये प्रत्येक नोंदवही अद्ययावत ठेवण्याची जबाबदारी कोणाची, हे समितीच्या इतिवृत्तात नोंदवा — विशेषतः सचिवबदलाच्या वेळी.
4. 4प्रत्येक वर्षाचे हिशेब अंतिम करण्याची उपविधी १४६(अ) ची ४५ दिवसांची मुदत आणि वार्षिक विवरण दाखल करण्याची ३० सप्टेंबरची मुदत दिनदर्शिकेत नोंदवा.
5. 5उपविधी १५१ अन्वये वार्षिक सर्वसाधारण सभेत सांविधिक लेखापरीक्षकाची नियुक्ती करा, दोन वर्षांची पुनर्नियुक्ती मर्यादा पाळा आणि वर्ष संपल्यापासून सहा महिन्यांत लेखापरीक्षण पूर्ण करा.
6. 6लेखापरीक्षा अहवाल मिळताच उपविधी १५३ ची दुरुस्ती प्रक्रिया लगेच सुरू करा — तीन महिन्यांचे घड्याळ अहवालाच्या तारखेपासून सुरू होते, समिती तो कधी वाचते यावरून नाही.

हे कोणतेही ऐच्छिक कामकाज नाही. गहाळ नोंदवही किंवा उशिरा दाखल वार्षिक विवरण ही अगदी तीच बाब आहे जी उपविधी १७४(अ) मध्ये, समितीकडे आधी तक्रार केल्यानंतर सदस्याला निबंधकाकडे नेणारी बाब म्हणून नमूद आहे — तो विषय स्वतंत्र लेखात मांडला आहे.