उपविधी ९९ अन्वये वार्षिक सभेची नोटीस: '१४ पूर्ण दिवस' म्हणजे पाठवल्याचा व सभेचा दिवस वगळून

नोटीस १ तारखेला निघते, सभा १५ तारखेला — सचिवाला खात्री असते की हे "१४ दिवस" आहेत

संस्थेची वार्षिक सर्वसाधारण सभा ३० सप्टेंबरपूर्वी घेणे बंधनकारक आहे. सचिव १ सप्टेंबर रोजी नोटीस काढतो, त्याच दिवशी ती हातबटवड्याने सदस्यांना देतो, आणि सभेची तारीख १५ सप्टेंबर निश्चित करतो. कॅलेंडरवर मोजले तर १४ दिवसांचे अंतर — त्याने दोनदा तपासून पाहिले आहे. पण उपविधी ९९ वाचलेला एक सदस्य सभा सुरू होताच, कार्यक्रमपत्रिकेवरील एकही विषय हाती घेण्याआधी आक्षेप घेतो — ही नोटीस "१४ पूर्ण दिवसां"ची नाही, आणि आजच्या सभेत घेतला जाणारा प्रत्येक निर्णय आव्हानास पात्र आहे.

तो सदस्य बरोबर आहे, आणि इथे गणित हाच मुद्दा आहे. उपविधी ९९ अन्वये वार्षिक सर्वसाधारण सभेसाठी "१४ पूर्ण दिवसांची" आणि विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी "५ पूर्ण दिवसांची" नोटीस द्यावी लागते. "पूर्ण दिवस" म्हणजे "सभेच्या १४ दिवस आधी" असे नव्हे. पूर्ण दिवस म्हणजे नोटीस दिल्याचा दिवस आणि सभेचा दिवस या दोहोंमध्ये पूर्णपणे येणारा दिवस — म्हणजेच हे दोन्ही दिवस मोजणीतून वगळले जातात.

सचिवाच्या तारखांवर हे गणित लावून पाहू. नोटीस १ सप्टेंबरला दिली. सभा १५ सप्टेंबरला ठरवली. मधले दिवस २ ते १४ सप्टेंबर — म्हणजे तेरा दिवस, चौदा नव्हे. एक पूर्ण दिवस कमी आहे. खरोखर १४ पूर्ण दिवस हवे असतील, तर सभा १६ सप्टेंबरपेक्षा आधी घेता येणार नाही (२ ते १५ सप्टेंबर हे चौदा दिवस, आणि १ व १६ सप्टेंबर हे दोन्ही दिवस वगळून). एका दिवसाच्या चुकीच्या मोजणीमुळे त्या वार्षिक सभेत संमत झालेला प्रत्येक ठराव डळमळीत ठरू शकतो — कार्यक्रमपत्रिकेवर असल्यास, उपविधी ९५(फ) अन्वये त्या वर्षाच्या लेखापरीक्षकाच्या नेमणुकीसह.

"पूर्ण" म्हणजे नेमके काय वगळले जाते

चौदा (किंवा विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी पाच) दिवसांच्या मोजणीत दोन दिवस कधीच धरले जात नाहीत:

• •नोटीस दिल्याचा किंवा पाठवल्याचा दिवस. ती उपविधी १६२ अन्वये हातबटवड्याने, नोंदणीकृत डाकेने किंवा इ-मेलने पाठवली असली तरी, शून्यावा दिवस हा पहिला दिवस नसतो.
• •सभेचा दिवस स्वतः. सभा ही नोटीशीची मुदत ज्याकडे धावते ते अंतिम स्थान आहे, नोटीशीचा एक दिवस नव्हे.

उपविधी ९९ हे गणित शब्दांत मांडत नाही — तो फक्त "१४ पूर्ण दिवसांची" असे म्हणतो — पण "पूर्ण" हा शब्द वापरण्यातच अर्थ आहे, नुसते "१४ दिवसांची नोटीस" म्हटले नाही. कोणत्याही सचिवासाठी सुरक्षित व बचावयोग्य पद्धत म्हणजे दोन्ही टोकांचे दिवस नेहमी वगळून मोजणे, आणि गणित जवळपास असेल तर त्याच दिवशी नोटीस पाठवण्याऐवजी एखादा अतिरिक्त दिवस राखून ठेवणे.

उपविधी ९९ मोजणीखेरीज आणखी काय सांगतो

१४ दिवसांचे (किंवा ५ दिवसांचे) घड्याळ ही उपविधी ९९ मधील एकमेव अट नाही:

1. 1प्रत्येक सदस्याला नोटीस मिळालीच पाहिजे, उपविधी १६२ अन्वये — हातबटवडा, डाक (नोंदणीकृत किंवा साधी) किंवा इ-मेल, सदस्याच्या शेवटच्या माहीत असलेल्या पत्त्यावर.
2. 2नोटीस काढतानाच तिची प्रत गृहनिर्माण महासंघाला व नोंदणी प्राधिकाऱ्याला पाठवावी लागते — उपविधीच्या शब्दांत, "कळविण्याखाली".
3. 3विशेष सर्वसाधारण सभेची मुदत कमी करणे केवळ खऱ्या निकडीच्या प्रसंगीच शक्य आहे, आणि तेही समितीने एकमताने तसा निर्णय घेतला तरच. तेव्हाही, त्या सभेची विषयपत्रिका व निकडीचे कारण प्रत्येक सदस्याला लेखी कळवावे लागते, आणि सभेत घेतलेले निर्णय सभेनंतर दोन दिवसांच्या आत प्रत्येक सदस्याला लेखी कळवावे लागतात.
4. 4वार्षिक सर्वसाधारण सभेसाठी असा कोणताही शॉर्टकट नाही. उपविधी ९९ समितीला १४ दिवसांची वार्षिक सभेची नोटीस — एकमताने सुद्धा — कमी करण्याचा अधिकार देत नाही.

उपविधी १६२ एक व्यावहारिक सुरक्षा जोडते — नोटीस संस्थेच्या सूचना फलकावरही लावावी लागते, आणि तसे केल्यावर नोटीस रीतसर दिली गेली असे मानले जाते — एखाद्या सदस्याला ती वैयक्तिकरीत्या मिळाली नाही अशी तक्रार स्वतःहून सभा अवैध ठरवत नाही. यामुळे योग्य तारखेची, योग्यरीत्या फलकावर लावलेली नोटीस एखाद्या हरवलेल्या पत्रामुळे रद्द होण्यापासून वाचते. पण सुरुवातीपासूनच एक दिवस कमी असलेल्या नोटीशीला यातून काहीही संरक्षण मिळत नाही.

तुमच्या समितीने काय करावे

1. 1आधी वार्षिक सभेची तारीख निश्चित करा, मग मागे मोजा. तारीख ठरल्यावर, वरील गणितानुसार नोटीस त्या तारखेच्या किमान १५ दिवस आधी निघालीच पाहिजे — म्हणजे नोटीस दिल्याचा दिवस व सभेचा दिवस वगळून मधले १४ पूर्ण दिवस मिळतील अशा तारखेला — बरोबर सीमारेषेवर नोटीस पाठवण्याऐवजी एक-दोन दिवसांचे राखीव अंतर ठेवा.
2. 2नोटीस पाठवल्याची तारीख इतिवृत्त पुस्तकात किंवा कार्यालयीन नोंदीत नोंदवा, केवळ नोटीशीवर छापलेली तारीख नव्हे — छापलेली तारीख व प्रत्यक्ष वितरणाची तारीख वेगळी असल्यास, वितरणाची तारीखच निर्णायक ठरते.
3. 3महासंघ व नोंदणी प्राधिकारी यांना सदस्यांना नोटीस पाठवल्याच त्याच दिवशी प्रत पाठवा, आणि त्या कळवण्याचा पुरावा जपून ठेवा.
4. 4नोटीस पाठवल्याच्याच दिवशी तिची प्रत सूचना फलकावर लावा, आणि त्याचा दिनांकित फोटो किंवा फलक नोंदवही जपून ठेवा — एखाद्या सदस्याने पुढे नोटीस न मिळाल्याचा दावा केल्यास हेच सभेचे संरक्षण ठरते.
5. 5वार्षिक सभेची १४ दिवसांची मुदत कधीही कमी करू नका. ३० सप्टेंबरपूर्वी १४ पूर्ण दिवस मिळणे कॅलेंडरनुसार शक्य नसेल, तर ते पुढील वर्षी सभा चक्रात आधी घेण्याचे कारण आहे, यंदाची नोटीस कमी करण्याचे कारण नाही.
6. 6फक्त विशेष सर्वसाधारण सभेसाठी, खरी निकड असल्यास व ५ पूर्ण दिवसांपेक्षा कमी मुदत द्यायची असल्यास, आधी समितीचा एकमताने निर्णय नोंदवा, विषयपत्रिका व निकडीचे कारण प्रत्येक सदस्याला लेखी पाठवा — आणि सभेत झालेला निर्णय सभेनंतर दोन दिवसांच्या आत लेखी कळवा.